Lean Manufacturing: Por qué documentar los procesos de negocio de tu empresa

Documentar los procesos de negocio de tu empresa, sea cual sea su magnitud, significa un paso importante hacia la madurez organizacional y una inversión en tiempo, energía y dinero, la cual se retribuirá con una mejora significativa en la productividad.

En los procesos de negocio encontramos el capital intelectual de tu organización, una guía paso a paso que explica cada una de las actividades clave que hacen de tu negocio uno funcional y próspero. Así también muestra a aquellos responsables de intervenir en el desempeño de estas actividades y los recursos o herramientas que se utilizan.

¿Cuál es el beneficio de documentar los procesos?

Mapear las actividades de tu empresa es similar a elaborar los planos de un terreno en una construcción: te ofrecen una visión panorámica del negocio para aprovechar al máximo los recursos materiales, maquinaria, el tiempo y el talento humano invertido.

Contar con procesos bien documentados y organizados también permite una mejor gestión del conocimiento, es decir, facilita el entrenamiento y capacitación de tus nuevos colaboradores, disminuyendo su tiempo en aprendizaje.

Además, estandarizar la producción o el servicio que ofreces contribuye a mejorar continuamente la calidad, disminuyendo los errores, detectando los desperdicios e incrementando la producción y la eficiencia.

¿Cómo se mejora el desempeño de la empresa a través de los procesos?

Cuando cuentas con procesos que describen las actividades del negocio se abren un sinfín de herramientas y metodologías diseñadas para incrementar la productividad y el desempeño. Entre ellas tenemos “Lean Manufacturing”, “Six Sigma”, y otras.

Las herramientas que utilices varían de una empresa a otra, sea manufacturera o de servicios, artesanal o automatizada, física o virtual. La naturaleza de tu organización determinará el grado de detalle que tendrán tus procesos. Es recomendable, por ejemplo, contar con Manuales de Usuario cuando tu negocio se base en un habilitador tecnológico o en un software poco común, pues facilitará las inducciones de nuevos trabajadores.

El desempeño mejorará una vez que examines con ojo crítico qué factores contribuyen directamente al producto o servicio y cuáles no agregan valor o se constituyen en una fuente de desperdicio. Las herramientas antes mencionadas te ayudarán a identificar esto y más.

¿Cómo documentar los procesos de negocio de un modo claro y eficiente?

Gracias a la tecnología, hoy existen muchos mecanismos para documentar un proceso. Pese a que el más común es el “escrito”, puedes emplear maneras más visuales y prácticas de documentación. Puedes emplear, por ejemplo, flujogramas (diagramas de flujo), vídeos interactivos con tus colaboradores (Vlog), infografías o guías paso a paso ilustradas y elaboradas por tu propia empresa.

Para documentar un proceso, crea una estructura lógica y ordenada de cada uno de ellos y clasifícalos. Luego levanta la información con tus colaboradores expertos y documenta cada una de las actividades bajo una plantilla estándar prediseñada, identificando cada responsable de las tareas, cada área y cada herramienta o recurso empleado en tu empresa para alcanzar un resultado final.

Para corroborar que la información es clara e inteligible, sométela a revisión por parte de alguno de tus trabajadores. La idea de documentar y utilizar los procesos es buscar la mejora continua de las actividades que te permitirán alcanzar un alto desempeño, además de alinear tu empresa con nuevas tendencias y metodologías.