Mejora continua: una visión 360º de la empresa

La mejora continua requiere una planificación meticulosa y el uso de datos y análisis.

Hay un concepto en los negocios en Japón llamado Kaizen. A grandes rasgos puede ser traducido como ‘mejora continua’ aunque más concretamente representa una filosofía más amplia de avances incrementales en todos los aspectos de la empresa para potenciar la eficiencia operacional de forma consistente.

Bien implementado, Kaizen aplica a todos los empleados, desde los becarios al propio CEO, y a todos los departamentos. Es un enfoque que ya está siendo observado por compañías de todo el mundo y ha generado respetadas estrategias empresariales como ‘lean manufacturing’ o producción ‘just-in-time’.

Como concepto, Kaizen engloba mucho. ¿Qué empresa no quiere que la totalidad de sus empleados se sientan ‘como en casa’ en su organización y que afronten cada día con un comportamiento de mejora continua? Esto no solo lleva a mejorar la productividad, sino que también ayuda a impulsar la rentabilidad general.

Implementar una ‘estrategia de mejora continua’ requiere una visión más profunda del negocio, una que ofrezca a los tomadores de decisiones información sobre cada proceso que pueda ser potencialmente mejorado. El CFO es el que está mejor situado para tener y sacar el máximo provecho de esta visibilidad a lo largo y ancho de la organización.

Sabemos que la planificación financiera es clave para la visión de futuro, las estrategias y el éxito de una empresa, tanto a corto como a largo plazo. Pero el CFO también se encuentra, cada vez más, bajo presiones externas. Así se demuestra, por ejemplo, en el reciente artículo del Financial Reporting Council’s (FRC) sobre la volatilidad del mercado y los nuevos factores que los comités de auditoría deben considerar antes de presentar sus informes financieros y de cuentas.

Aunque establecer los riesgos externos y gestionar la creación de valor dentro de la compañía pueden parecer temas inconexos, de hecho están muy relacionados. Igual que no merece la pena mejorar un proceso de negocio si se encuentra con un cuello de botella más adelante en la cadena; poco se puede implementar, delegar o mejorar estrategias si caen presa de la volatilidad de los precios del combustible o de fluctuaciones de los mercados financieros, por ejemplo.

Los CFOs son únicos en cuanto a su habilidad para interpretar todas las interacciones de las fuerzas internas y externas del negocio. Por tanto, sólo ellos pueden asegurar que todas las iniciativas de mejora continua son tanto efectivas como estratégicas, a la luz de los riesgos externos y de los retos a los que se enfrenta su compañía.

También es competencia del CFO asegurarse de que los datos que utiliza la empresa en sus procesos de negocio pueden mostrar su camino hacia la eficiencia. Las empresas cuentan con un tesoro de información relevante, pero no siempre lo utilizan completamente. Por ejemplo, los distintos departamentos muchas veces planifican, ejecutan y reportan resultados sobre sus actividades de diferentes maneras, lo que convierte la extracción de información sobre las finanzas de la compañía y los datos de rendimiento en una pesadilla operacional. Establecer KPIs objetivos y consistentes, y prácticas de reporting para cada departamento, es un primer paso crucial en la racionalización de este proceso y en hacerlo más fácil para detectar áreas de mejora.

Cada vez son más las empresas, procedentes de sectores muy variados, que están encantadas de aplicar sus analíticas para desarrollar una forma más eficiente de trabajar y simplificar la planificación empresarial. Este tipo de estrategia multifacética para la ejecución basada en análisis y datos, junto con herramientas basadas en cloud para compartir datos, análisis e interpretación, es lo que permite a las compañías identificar sus fortalezas y debilidades y reconocer de forma inteligente dónde centrar sus esfuerzos hacia la mejora continua.

El concepto de Kaizen es sencillo en la superficie, pero las empresas sufren tantas presiones actualmente que cada vez es más difícil de implementar. La mejora continua requiere una planificación meticulosa y una aproximación estratégica, sin olvidar que sea ‘comprada’ por todo el personal de la compañía. El equipo financiero, puesto que es el departamento con la visión más completa del rendimiento en toda la organización, está en una posición ideal para mantener a la organización en la carrera, con el CFO al volante.