‘Personal kanban’: un método para sobrevivir a la multitarea

La multitarea, al final de una jornada maratoniana de trabajo, te hace sentir sucio, agotado, pegajoso. Es como si tu cerebro hubiera pasado el día bañándose en el mar y se metiera a la cama sin duchar, manchado de salitre, en agosto. Un asco, una frustración. Por eso, acudimos como a la miel cuando escuchamos de algún método revolucionario de organización: el personal kanban, por ejemplo, adapta al plano personal el sistema de organización que nació en las fábricas de Toyota.

Un día cualquiera… Mientras escribes un artículo, vas recibiendo correos, respondiéndolos, revisando documentación para reportajes que no tienen nada que ver con el actual, buscando fuentes para entrevistas, vigilando Twitter porque sí, desoyendo Whatsapp (pero desoír incluye el acto de oír, perder el hilo, y decidir no mirar).

Las fechas de entrega obligan a solapar varios proyectos y existe el riesgo de que, en el caso de un trabajo creativo, se contaminen entre ellos y acabes abusando de los mismos itinerarios mentales. El inconveniente mayor, en cambio, es la reducción drástica de calidad. Saltar de un asunto a otro corta la concentración profunda: se nos quedan, como materia prima útil, solo las ideas que viajan por la parte más superficial de nuestro cerebro.

También peligran los plazos. La multitarea tiende a alargar el tiempo necesario para avanzar en cada paso del proyecto y, por supuesto, eleva el cansancio (la quemazón) con que lo afrontamos. Sin embargo, de tanto en tanto, aparecen herramientas para no sucumbir a la desesperanza, o al menos, para disfrutar de un momento de subidón soñando que domaremos nuestro día a día.

Hace unos días, el portal Quartz abordó el método personal kanbantomando como punto de partida el libro Personak Kanban: Mapping Work-Navigating Life. El título está bien pensado, sigue la lógica gurú según la cual no puedes plantear una solución a un problema, por muy técnico que sea, sin asegurar que, además, le cambiarás la vida al personal.

Pero al margen de los gajes del coach, kanban aporta instrucciones útiles para evitar la sobrecarga de trabajo y sus consecuencias. El autor, James Benson, adapta a la esfera personal y al trabajo en el campo del conocimiento, un método japonés de fabricación industrial que también ha sido empleado en desarrollo de software. Se trata de un sistema para tomar consciencia del trabajo, sus componentes, sus urgencias.

Algunas críticas previas, siembran dudas sobre lo extrapolable que puede este sistema. Rob Williams, experto en desarrollo de aplicaciones, lo sintetizó así: «El mayor problema con kanban es que está diseñado para un mundo donde las cosas pasan por la línea una sola vez (por ejemplo, un fabricante de automóviles)». En cambio, Benson lo considera perfectamente escalable.

El autor opta por la sencillez y establece solo dos reglas en su sistema.«A diferencia de otras herramientas de productividad personal, es un patrón, no un decreto. Puedes moldearlo de la forma que mejor te funcione en el momento», explican en su web.

La primera indicación es, visualizar el trabajo, es decir, examinar bien las tareas y desmenuzarlas para conocer con la mayor claridad posible su dificultad. Así, sabrás cuáles de ellas se solaparán con mayor eficacia.

La segunda norma es limitar el trabajo en curso: asumir el volumen de actividad que puedes soportar y acaparar en un mismo lapso de tiempo. Depende de cada uno, pero se propone, como mucho, simultanear dos o tres ítems para que, al menos, dediques un tercio de cerebro a cada una.

¿Qué soportes se necesitan? Un paquete de pósits y una pizarra, una tabla o un panel de corcho dividido en tres columnas: Opciones, En curso, Hecho. En la primera, se pegan todas las tareas que debes realizar. A la siguiente, se trasladan las dos o tres tarjetas que vayas a compatibilizar. Cada vez que se completa una, pasa al último compartimento. Solo entonces, se permite mover otra de las opciones hacia las tareas en curso.

Es algo parecido a lo que muchos hacen en la agenda (apuntar, tachar…), aunque de manera más desglosada, visual y tangible. Una forma de tomar consciencia, de un vistazo, de la realidad del trabajo y evitar ahogarte en un nubarrón de cosas pendientes que, muchas veces, por no examinarlo bien, nos satura y desanima antes de arrancar la jornada.

Como cuenta Qz, la última columna, aunque parezca accesoria, cumple la función de vivificar la sensación de recompensa y motivación al acabar una tarea, y la de ofrecer una oportunidad de revisar los propios ritmos y lo acertado o defectuoso de las combinaciones escogidas.

Un cerebro acostumbrado a la multitarea y al picoteo es un cerebro empachado; si tratas de adaptarte a la limpieza de funcionar paso por paso, ordenadamente, al menos al principio, te pedirá recompensas, golosinas: una miradita a la lista de trending topic, uno ojo al periódico o revisiones más o menos viciosas del correo electrónico. Personal kanbanpropone, a fin de cuentas, un plan para ordenar el caos y resistir, y sobre todo, para obligarnos a nosotros a tomar conciencia de qué nos impide rentabilizar el día.